Általában igaz az, hogy akik folyton halogatnak, nem tudják tartani a határidőket, vagy akik mindig elkésnek, azoknál leggyakrabban a feladatok súlyozása okozhat problémát. Íme három módszer, amely segíthet, hogy ne vesszünk el a teendők sűrűjében!
A problémára megoldást nyújthat az Eisenhower-mátrix. Az Amerikai Egyesült Államok 34. elnökét az időgazdálkodás nagymesterének tartották, lássuk, miben rejlett a titka! Sajnos az kevés, ha csak azt tudjuk valamiről, hogy fontos és/vagy sürgős – meg kell tanulni a kategóriájának megfelelően kezelni az adott teendőt.
Fontossági sorrend
Fontos és sürgős: Ezek a feladatok nem tűrnek halasztást, rögtön el kell intézni őket.
Fontos, de nem sürgős: Ezeket a tennivalókat egyszer meg kell ugyan oldani, időt kell rájuk szánni, de ez kicsivel később is ráér. Mindenképpen be kell tervezni őket, és dátumot rendelni hozzájuk. Ebbe a kategóriába sorolható például az általános orvosi kivizsgálás, de a baráti kapcsolatok ápolása is.
Sürgős, de nem fontos: Sokunknak talán nehéz elképzelni, de nem minden a mi feladatunk. Nemcsak akkor lesz kész valami, ha azt mi végezzük el! Az ebbe a kategóriába tartozó tennivalókat nyugodtan bízzuk rá másokra.
Nem fontos, nem sürgős: Az ide tartozó feladatok egyszerűen teljesen feleslegesek, gyakorlatilag pótcselekvéseknek minősülnek akkor, ha más kötelezettségek helyett csináljuk őket. Mert míg munka közben például a közösségi média böngészése haszontalan, a sorozatnézés pedig egyenesen tilos, addig ugyanezek a tevékenységek otthon, a szabadidőnkben jó kikapcsolódásnak bizonyulhatnak.
Hatékonyság stresszmentesen
Az amerikai produktivitásszakértő, David Allen dolgozta ki a GTD-módszert. Az elnevezés a Getting Things Done rövidítése, és magyarul annyit tesz: Intézz el mindent! Lényege, hogy segít a tennivalókat egy logikus és praktikus rendszerbe helyezni. Lássuk az öt lépést, amelyet érdemes a munkafolyamatok részévé tenni!
Rögzítés: Egy noteszben vagy egy telefonregiszterben gyűjtsünk össze minden olyan apróságot, amely akár a szakmai, akár a magánéletben foglalkoztat. Az ötletektől a befejezésre váró feladatokig mindent felírhatuk.
Tisztázás: El kell dönteni, hogy a fenti lista elemeivel, a különböző feladatokkal mit is kezdünk. Három lehetőségünk van: ha nincs vele teendő, akkor elvethetjük; amennyiben kevesebb mint két percet igényel, azonnal végezzük el; ha pedig két percnél tovább tart megoldani, akkor vagy adjuk oda annak, akinek a feladatkörébe tartozik, vagy írjuk fel inkább a teendők listájára.
Rendszerezés: Ekkor teszünk rendet a valós, hosszabb időt igénylő feladatok között. Lehet, hogy jobban áttekintve kiesik a listáról néhány tennivaló, de lesz olyan is, amelynek megtervezhetjük a következő lépését, az időpontját. Feltétlenül írjuk fel a listára az eredményeket is!
Reflektálás: Ahhoz, hogy véghez tudjuk vinni a hosszabb távú terveinket, nagyon fontos, hogy hetente akár többször is átnézzük a listát. Így ellenőrizni tudjuk, hogy éppen mi hol tart.
Cselekvés: Egyszerűen csak végezzük el a feladatokat, hiszen most már látjuk, hogy mikor, mivel és milyen módon kell foglalkozni.
A mindentudó naptár
Egy amerikai kutató és időmenedzsment-guru, Cal Newport vizsgálatai során azt állapította meg, hogy az ember nem lesz előrébb csupán azzal, hogy listázza a feladatait. Szerinte így nem látszik, hogy mennyi időt igényel egy teendő elvégzése, és azt sem lehet felmérni, hogy az illető mennyi feladatot tud megcsinálni egy adott napon. Az ő módszerének lényege leegyszerűsítve az, hogy minden feladatot be kell írni a naptárba, méghozzá a becsült időszükséglettel együtt. Amennyiben előre látjuk, hogy nem fogjuk tudni teljesíteni az egyiket, akkor azt át kell pakolni az adott héten egy másik időpontra. Fontos, hogy egy bejegyzett feladat végzésekor ne engedjük, hogy bármi más közbejöjjön. Mindezeknek köszönhetően nagy valószínűséggel nem csúsznak össze a teendőink, és azt is képesek leszünk felmérni, hány és milyen típusú feladatot tudunk valóban megfelelően ellátni a hét folyamán – írja a Fanny magazin.
